Der Fünf-Punkte-Plan für Ihre Office 365 Migration.

Identifizieren

Das Wichtigste zuerst: Als Administrator entscheiden Sie, welcher Tenant wohin verschoben wird. Überprüfen Sie all Ihre vorhandenen Microsoft-Lizenzen und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Lizenzen haben Ihre Benutzer?
• Welche Microsoft-Workloads verwenden Ihre Benutzer (Teams, Gruppen, SPO, EXO usw.)?
• Sind in Ihrem Ziel-Tenant die gleichen Workloads und die entsprechenden Lizenzen vorhanden?

Wählen Sie ein geeignetes Migrationstool und führen Sie eine Datenermittlung im Vorab aus. Durch die Datenermittlung vor der Migration erhalten Sie einen Einblick, wie viele Inhalte vorliegen, mit welcher Art von Inhalten Sie es zu tun haben und wie aktuell Ihre Daten sind. Basierend auf diesem Eindruck können Sie Ihre Umgebung näher betrachten und entscheiden, welche der Inhalte wohin migriert werden sollen.

Zu den wichtigsten Aspekten einer Office 365 Migration, im Rahmen einer Fusion oder Übernahme, gehören die Benennungsrichtlinien der beiden Umgebungen. Ein gutes Migrationstool ermöglicht Ihnen den Import von Namen und die Anpassung während der Verschiebung der Daten. Dennoch müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine gute Vorstellung von der Domänenstruktur der Quelle und dem möglichen Erscheinungsbild am Zielort haben.

Folgende Fragen können Ihnen helfen: Sollen Benutzer aus der alten Domäne die gleichen Titel haben wie in der neuen? Ändern Sie bloß den Domänen-Namen in ihren E-Mail-Adressen, sodass z. B. aus @ABC.com nach der Migration @XYZ.com wird? Wie sieht es mit Service-Konten aus? Möchten Sie alle Benutzer oder nur aktive Angestellte verschieben?

Stellen Sie Verbindungen her

Es ist unverzichtbar eine Verbindung zu Ihrem Quellsystem zu haben, ob es nun Office 365 oder ein anderes System ist. Über eine solche Verbindung stellen Sie sicher, dass Ihre Vorab-Datenermittlung alles vollständig erfasst. Zusätzlich brauchen Sie eine Verbindung zum Zielsystem. Über diese erfolgt die Migration Ihrer Inhalte in den neuen Tenant und es muss der gesamte Zugriff auf Quelle und Ziel möglich sein.

Wir empfehlen für Migrationen zu/aus Office 365 die Verwendung eines App-Profils. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie MSFT-Best-Practices einhalten und Ihre Daten so effizient und schnell wie möglich migrieren. Um für den Ausnahmefall gerüstet zu sein, empfehlen wir, zusätzlich ein Service-Konto zu konfigurieren, falls Sie bestimmte Dinge nicht über das App-Profil abrufen können.

Planung

Entwerfen Sie einen Plan, wie Sie Benutzer überführen und Inhalte migrieren wollen. Natürlich benötigen Sie beim Wechsel zwischen Tenants ein gewisses Benutzermanagement. Denn schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Benutzer eines Tages zur Arbeit kommen und feststellen, dass sämtliche Dokumente in einen neuen Tenant verschoben wurden, ihre E-Mail-Adresse eine andere ist und Workloads fehlen oder hinzugekommen sind. Es ist das Ziel einer guten Migrationsplanung, Störungen für Ihre Benutzer zu vermeiden und ihnen das Gefühl zu geben, gut auf den Wechsel vorbereitet zu sein.

Betrachten wir die App-Kompatibilität zwischen verschiedenen Tenants. Wenn die Organisation, die Ihr Unternehmen übernommen hat, Microsoft Teams verwendet, Ihre Organisation aber bisher nicht, müssen Ihre Benutzer in vollem Umfang in allen neuen Workloads geschult werden, die für sie nach der Fusion/Übernahme verfügbar sind. Versuchen Sie neue Governance-Regeln so früh wie möglich einzuführen. Dadurch gestalten Sie den Übergang so reibungslos wie möglich.

Was, wenn Ihr Unternehmen eine Anwendung verwendet hat, die das andere Unternehmen nicht nutzt? Was passiert nach der Zusammenführung der Unternehmen mit diesen Daten? Sie benötigen von Anfang an einen genauen Plan für solche Hürden, egal ob Sie sich nun dazu entscheiden, die Daten zu archivieren, online zu speichern oder in Ihren Ziel-Tenant zu überführen.

Sobald Sie einen Plan entwickelt haben, wie Sie Benutzer und ihre Inhalte verschieben wollen, empfehlen wir, zunächst den gesamten Inhalt in die Zielumgebung zu verschieben. Planen Sie danach eine Übergangsphase, in der es zu Überschneidungen kommen kann und Benutzer Zugriff auf beide Tenants haben. Anschließend können Sie schrittweise alles Übrige migrieren oder etwaige Veränderungen übernehmen, bevor die Benutzer vollständig zum neuen Tenant wechseln.

Dies ist häufig ein allmählicher Prozess, der oft in Gruppen vollzogen wird. Ich empfehle Ihnen, diesen Prozess abteilungsweise durchzuführen, aber das ist abhängig von der Größe der Fusion oder Übernahme. Beginnen Sie mit einer Pilotphase mit ein paar wohlgesonnenen Mitarbeitern, die bereit sind, gemeinsam mit Ihnen alles zu testen.

Migration

Bei einigen Migrationsaufträgen kann es vorkommen, dass nicht alle Daten beim ersten Versuch vollständig übertragen werden. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie alle Aufträge analysieren, die nicht vollständig abgeschlossen wurden (d. h. Aufträge, die mit Ausnahmen beendet wurden oder fehlgeschlagen sind). Diese Ausnahmen und Fehler können verschiedenste Gründe haben, beispielsweise:

• Verbindungsprobleme
• Dateitypen
• Größenbegrenzungen
• API-Beschränkungen (wahrscheinlich nur auf der Quellseite)
• Und mehr

Machen Sie sich ein vollständiges Bild von allen Einschränkungen, die sowohl auf Quell- als auch auf Zielseite beschrieben werden. Oftmals liegen diese außerhalb Ihrer eigenen Kontrolle oder der des Anbieters Ihres Tools. So können Sie bereits am Anfang Ihres Migrationsprojekts den Erwartungsrahmen für das Management setzen.

Betrachten Sie den „Umzug“ als Dauerschleife, bis das Projekt abgeschlossen ist. Bedenken Sie unbedingt, dass für manche Inhalte mehrere Versuche erforderlich sind, bis die Migration abgeschlossen ist. Solange Benutzer aktiv sind, werden sich auch die Inhalte ständig verändern und das ist auch völlig in Ordnung!

Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle zu migrierenden Inhalte auch erfolgreich verschoben wurden, bevor Sie die Office 365 Migration für abgeschlossen erklären. Externe Berichterstattungstools helfen Ihnen, indem sie Ihnen unmittelbar verraten, was verschoben wurde und was nicht.

Validierung

Zuletzt sollten Sie alle verschobenen Inhalte stets validieren und sämtliche im Verlauf der Übertragung aufgetretenen Fehler überprüfen. Somit können Sie alles identifizieren und bearbeiten, was möglicherweise durch die Maschen geschlüpft ist, und verbleibende inkrementelle „Nachmigrationen“ durchführen, falls diese notwendig sind.

Hinweis: Schulen Sie Benutzer darin ihre eigenen Daten zu validieren – so läuft dieser Prozess umso reibungsloser. Das gilt besonders dann, wenn es zu Datentransformationen gekommen ist.

Häufige Fallen, in die Sie nicht tappen sollten

Keine Planung des Änderungsmanagements mit Ihren Benutzern

Ich möchte noch einmal betonen, dass Sie Ihre Benutzer darüber informieren und nicht einfach über Nacht verschieben sollten. Sonst erschweren Sie die Anpassung an den neuen Tenant. Wenn Benutzer zur Arbeit kommen und scheinbar aus dem Nichts neue Workloads aufgetaucht sind, mit denen sie bislang nichts zu tun hatten, oder wenn plötzlich ein Workload fehlt, an den sie gewöhnt sind, sorgt das nur für Probleme.

Deshalb ist der richtige Umgang mit Ihren Benutzern und die Planung Ihrer Office 365 Migration so entscheidend. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei jeder Migration ist es, die Unterbrechungen im Arbeitsalltag Ihrer Benutzer so gering wie möglich zu halten. Alles verläuft sehr viel reibungsloser, wenn Sie wissen, dass Ihre Kollegen von der Technik auf diesen Punkt achten!

Nicht ausreichend Zeit einplanen, um alles zu migrieren

Führen Sie eine Datenmigration niemals während der Arbeitszeiten durch. Planen Sie die Migrationsaufträge idealerweise so ein, dass sie über Nacht oder am Wochenende durchgeführt werden. Das entspricht nicht nur den Microsoft Best Practices , sondern verhindert auch, dass die Tenants Ihrer Benutzer während des Arbeitstages auf Maximalkapazität laufen. Ermitteln Sie, wie lange die Vorgänge tatsächlich andauern werden. Überlegen Sie, wie lange beispielsweise eine Migration von 100.000 Arbeitnehmer dauert. Umfangreiche Migrationen in kurzen Zeiträumen durchführen zu wollen, kann verschiedene negative Auswirkungen haben:

• Störungen für die Benutzer
• Ein langsamerer Tenant, wenn die Bandbreite zu sehr eingeschränkt wird
• Potenziell „vergessener“ Inhalt, wenn nicht genug Zeit zur Behebung von Fehlern oder für die Durchführung einer Validierung bleibt
• Nicht genug Vorlauf für die Vorbereitung von Benutzern auf Neuerungen oder bevorstehende Ereignisse
• etc.

Sie haben nur wenig Zeit? Migrieren Sie erst Daten mit hoher Priorität und tatsächlich erforderlichen Daten (d. h. als „aktiv“ betrachtete Inhalte).

Eine Office 365 Migration im Zuge einer Fusion oder Übernahme kann sehr kompliziert sein. Ich hoffe, dass dieser Artikel den Prozess für Sie etwas erleichtern konnte. Und wenn wir schon beim Thema Migration sind: Haben Sie sich schon Gedanken darüber gemacht, wie Sie mit dem schrittweisen Zustrom neuer Benutzer umgehen werden? Wie stellt das übernehmende Unternehmen sicher, dass die übernommenen Mitarbeiter, Inhalte und Workloads auch mit seinem Governance-Plan auf einer Linie sind?

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