Neue Arbeitswelt für die Gemeinnützigkeit.
In der neuen, digitalen Arbeitswelt funktioniert die Kommunikation, Kollaboration sowie das Speichern nun nach einer einheitlichen, gemeinsamen Logik. Es müssen keine Technologiebrüche mehr überwunden werden, da alle Arbeitsabläufe auf Microsoft Cloud Technologie basieren.
LOVE FOR LIVE e.V. kann nun über Ländergrenzen und sogar verschiedene Kontinente hinweg die Vorzüge von Microsoft365 sowie Microsoft Teams für sich nutzen. Ob Deutschland oder Costa Rica, ob Menschen oder Daten – Teams bringt zusammen, was zusammengehört.
Love for Life.
Ehrenamtlich für die Digitalsierung.
Vorher.
Nachdem das Problem erkannt und eingegrenzt war, konnten wir einen gemeinsamen Weg in eine strukturierte und digitale Arbeitswelt für LOVE FOR LIVE e.V. abstecken. Der Status Quo zeigte deutlichen Handlungsbedarf auf, um die bisherigen Arbeitsweisen zu verschlanken, die Projektarbeit zu erleichtern und Kommunikation, Kollaboration sowie Dateien ein gemeinsames Zuhause zu geben.
Dieses gemeinsame Zuhause sollte Microsoft Teams sein. Es galt also die verschiedensten Insellösungen, von G-Drive über Slack zu Dropbox, zu konsolidieren und in eins zu gießen. Nachdem sich etwas anfängliche Skepsis bezüglich genügend Speicherplatz, Übersichtlichkeit und kleinen Änderungen der Arbeitsweisen durch die Überzeugungskraft von Teams in Luft aufgelöst hat, nahm das Projekt Fahrt auf.
„Als agile Organisation mit diversen internationalen Partnern und einer globalen Community hatten wir bereits einige Erfahrung mit digitaler Collaboration-Software. Damit wir uns effizienter auf unsere Ziele und neue Herausforderungen konzentrieren können, ist es uns wichtig, dass alle Arbeits- und Kommunikationsstränge direkt und korrekt zusammenlaufen.“
Thomas Hilker, LfL.
Methode.
Tools.
Love for Life:
„VALUZE hat uns dabei unterstützt unseren Workflow zu analysieren und unsere Tools in ein neues ganzheitliches System zu integrieren. Durch klare Handlungsempfehlungen, fundierte Beratung und interaktive Trainings haben wir eine innovative Lösung gefunden, um unserem Workflow die größtmögliche Chance zu bieten und so unsere Visionen und Projekte erfolgreich, nachhaltig und intuitiv umzusetzen.“
Thomas Hilker, Program & Fundraising Manager
Umsetzung & Lösung.
Microsoft Teams Pilotphase – Wir schaffen Bewusstsein.
Schritt eins war die personalisierte Konfiguration von Microsoft Teams, die individuell zugeschnitten auf die Anforderungen der Non-Profit Organisation erfolgte. Es galt einen grundsätzlichen Modus zu finden, in dem LOVE FOR LIVE e.V. Teams für sich nutzen würde.
Die Wahl fiel auf einen projektbezogenen Ansatz, bei dem sich Kommunikation, Kollaboration sowie Speichern von Dokumenten stets in Projekt-Teams und Kanälen abspielt. Um aus der Pilotphase Feedback und nötige Optimierungen an der Teams-Konfiguration gewinnen zu können, unterstützten unsere Kollegen aus unserer Trainingssparte schon in dieser ersten Phase mit zwei Workshops zum Thema Microsoft Teams und Office 365.
Migration – Wir packen an.
Schritt zwei war dann die Postfachmigration zu Exchange, um den vollen Funktionsumfang von Outlook nutzen zu können. Über das reine Versenden von Mails hinaus, bietet dieses Tool die Integration mit Teams sowie Funktionen wie Kalender, Aufgaben oder das Adressbuch. Nachdem wir auch hier wieder einige kleine Anpassungen berücksichtigt haben, konnte dann der nächste große Schritt getan werden.
Schritt drei galt der Datenmigration aus den verschiedensten bisherigen Lösungen. Dies war eines der Kernthemen und musste besonders sorgfältig erfolgen.
Ziel war der sichere und komplette Umzug aller Daten, ohne das Tagesgeschäft in hinderlichem Maß zu beeinträchtigen. Dazu war ein zeitlich sehr gut aufeinander abgestimmter Aktionsplan erforderlich. Vor dem Umzug mussten die bisherigen Speicherorte G-Drive und Dropbox vorbereitend konfiguriert werden. Versteckte Inhalte mussten sichtbar gemacht, die neuen Informationsstrukturen festgelegt und bereits umgezogene Daten anschließend gesperrt werden, um Datenverlust zu verhindern. Nachdem die Microsoft-Namenskonventionen auf alle Dateien angewendet waren, konnte die Migration stattfinden. Darüber hinaus hat VALUZE eine Anleitung zur Migration persönlicher G-Drives zu OneDrive for Business zur Verfügung gestellt und Anwender individuell dabei unterstützt.
Nächste Schritte.
Um die Synergieeffekte, die die Nutzung der gesamten Office 365-Suite mit sich bringt, voll auszuschöpfen, haben unsere Trainer weitere zugeschnittene Trainings und Workshops zu Themen wie Outlook und Planner durchgeführt.
Und weil eine erfolgreiche Digitalisierung nicht mit der Implementierung neuer Technologien und deren einmaligen Trainings abgeschlossen ist, begleiten wir Love for Life auch weiterhin.
„Wenn man euch zuhört, hat man den Eindruck, dass Arbeiten mit Microsoft Teams richtig Spaß macht!“
Cristina Arau, Gründerin/Geschäftsführerin, Love for Life
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