Ein neues Intranet, bitte.
Einführung eines modernen und interaktiven Intranets als zentrale Anlaufstelle für die tägliche Arbeit, sowohl per Computer als auch mobil einsetzbar. Das bedeutet Digitalisierung und Optimierung von Prozessen, zielgerichtete Bereitstellung von Neuigkeiten, wichtigen Informationen, Terminkalendern, Videos, Unterlagen, u.v.m.
Abgestimmt auf das Corporate Design. Modern, frisch und effizient, inkl. Befähigung des Kunden, einfache Änderungen und Anpassungen selbst durchzuführen.
Agile und iterative Umsetzung, um den Kunden von Anfang an einzubeziehen und innerhalb kürzester Zeit die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Damit einher gehen offene Kommunikation, Transparenz und Aufzeigen der tatsächlichen Möglichkeiten.
Modern Workplace Intranet.
effizient & interaktiv mit SharePoint Online.
Vorher.
Wichtige Arbeitsinformationen und Portale fanden sich breit gestreut auf unterschiedlichen Firmenlaufwerken und Zugängen. Dies hatte zur Folge, dass Dateien mehrfach in unterschiedlichen Aktualitätsversionen existierten. Dadurch wurde zum einen unnötig Speicherplatz belegt, zum anderen war es auch für Mitarbeiter schwierig bis unmöglich, die jeweils aktuell gültigen, neuesten Informationen zu finden.
Auch andere wichtige Informationen gingen unter, da nicht alle Mitarbeiter gezielt angesprochen werden konnten. Folglich kam es zu Informationslücken, die Fehlerquellen darstellten und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigten.
Anträge wurden ausgedruckt, händisch ausgefüllt, wieder eingescannt und anschließend per E-Mail verschickt.
Methode.
Tools.
Eingesetzte Elemente:
SPO Widgets.
Umsetzung & Lösung.
In Workshops planten wir gemeinsam das optimale Vorgehen und stimmten die Umsetzung ab. Anschließend haben wir SPO zunächst initial eingerichtet und Designvorlagen für Abteilungsseiten sowie für News-Artikel entwickelt. Innerhalb kürzester Zeit haben wir Bereich für Bereich aufgebaut, inklusive mehrerer Redesigns aufgrund neuer Anforderungen. Parallel unterstützten wir auch den internen IT-Support hinsichtlich der neuen Gegebenheiten, wie Berechtigungseinrichtung und Mobile Device Management.
- Konzeption und Design der jeweiligen Abteilungsseiten sowie entsprechender Unterseiten
- Erstellung des Unternehmensbereichs
- Aufbau eines Service-Bereichs für Glossar, FAQs, Ansprechpartner
- Einbindung des internen Stellenportals
- Aufbau einer News-Sektion und Einbindung auf der Startseite
- Schulung von PowerUsern & Redakteuren
- Erläuterung und Beginn der Umsetzung eines professionellen Data Management Systems
- Einbindung von Marketingvideos
- SalesHub als separate SiteCollection dediziert für den Außendienst und direkte Kollegen als eigenständige Anlaufstelle für ausschließlich Sales-Themen, wie Herstellerinfos, Vertriebsprozesse und -dokumente sowie bestimmte Betriebsvereinbarungen
- Intranet per mobiler App aufrufbar
- MS Teams Integration
Weitere Aufgaben sind in Planung, um SPO als vollwertiges Dateimanagementsystem zu verwenden. Dies soll einen schnelleren Zugriff und ein schnelleres Auffinden sowie eine ständige Aktualität gewährleisten und vermeintliche Duplikate/Redundanzen vermeiden.
- Interviews mit Pilotanwendern
- Workshops mit Abteilungen
- Konfigurieren von Dateiklassifizierung und Sicherheitsetiketten
- Entwicklung von Prozessen für: Freigabe, Archivierung, Löschung
Nächste Schritte.
- Aufbau eines separaten NewsCenters + Einbindung auf der Startseite, inkl. dedizierte Berechtigungen für Redakteure
- Erstellung eines Eventkalenders + Einbindung auf der Startseite Push-Benachrichtigungen für die Intranet Mobile App
- Erweiterung des SalesHub (Streaming von Podcasts, neue Berechtigungsstruktur, Integration und Aufbau eines Schulungskalenders mit Outlook-Schnittstelle zur Terminabwicklung, Dokumentenmanagement)
- Abbildung und Integration eines interaktiven Gebäudeplans, inkl. Raumbuchungsoption und Statusansicht (3rd-party Tool)
- Integration des Service Desks zur Ticketerstellung, Kontaktaufnahme und Statusabfrage direkt im Intranet
- Aufbau einer zusätzlichen Bilderdatenbank
- Errichtung einer eigenen Azubi-Seite, inkl. digitales Berichtsheft
- Finalisierung weiterer Unterseiten
- Integration einer Schwarzes-Brett-Funktion
- Implementierung der App Managed Ideas in MS Teams
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