SharePoint Intranet
SharePoint als Intranet erstellen - Professionelle Umsetzung von der Planung bis zum Go-Live
SharePoint Online & On-Premise Implementierung
Intranet Migration bestehender Systeme
Was ist ein SharePoint Intranet?
SharePoint als moderne Intranet-Plattform
Ein SharePoint Intranet ist Ihre zentrale digitale Arbeitsplattform, die auf Microsoft SharePoint basiert. Es vereint Unternehmenskommunikation, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit in einer sicheren Umgebung – speziell für die interne Nutzung konfiguriert.
Ob SharePoint Online in der Cloud oder als On-Premise Intranet auf eigenen Servern: SharePoint bildet die technische Basis für ein modernes Intranet, das sich nahtlos in Ihre Microsoft 365 Umgebung integriert.
Die 3 größten Intranet-Herausforderungen und wie SharePoint sie löst
1️⃣ Informationschaos kostet Zeit und Geld
Die Herausforderung:
Ihre Mitarbeiter verbringen täglich 1-2 Stunden mit der Suche nach Informationen. Dokumente verteilen sich über Laufwerke, E-Mails und verschiedene Systeme. Niemand weiß, welche Version aktuell ist. Meetings werden verschoben, weil wichtige Unterlagen nicht gefunden werden.
Das summiert sich erheblich: Bei 100 Mitarbeitern und einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 € entstehen monatliche Produktivitätsverluste von über 100.000 Euro, allein durch ineffiziente Informationssuche.
✅ So löst SharePoint das Problem:
Intelligente Unternehmenssuche mit Microsoft Search: Die KI-gestützte Suche durchsucht alle Dokumente, E-Mails und Teams-Chats zentral. Relevante Inhalte werden in unter 3 Sekunden gefunden – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind.
Automatische Versionierung: Jede Änderung wird protokolliert, alte Versionen bleiben wiederherstellbar. Sie sehen immer die aktuellste Version. Schluss mit "_final_v3_wirklich_final.docx".
Intelligente Metadaten und Verschlagwortung: Dokumente werden automatisch kategorisiert. Die Suche findet Inhalte nach Projekt, Kunde, Dokumenttyp oder Datum. Personalisierte Suchergebnisse lernen aus Ihrem Verhalten.
Mobiler Zugriff von überall: Außendienst und Home-Office greifen von jedem Gerät auf alle Ressourcen zu. Responsive Design funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone perfekt.
Messbare Ergebnisse: Unternehmen, die ihr Intranet mit SharePoint optimieren, reduzieren die Suchzeit um 30-45% und sparen durchschnittlich 11 Arbeitsstunden pro Mitarbeiter monatlich.
2️⃣ Geringe Nutzerakzeptanz lässt Intranets scheitern
Die Herausforderung:
Viele Intranet-Projekte scheitern an mangelnder Akzeptanz. Die Investition von 50.000-150.000 Euro verpufft, weil die Nutzerakzeptanz unter 20% liegt. Ohne professionelle SharePoint Intranet Beratung und Change Management werden viele Intranets in den ersten drei Jahren kaum genutzt.
Die Hauptgründe für niedrige Akzeptanz:
Umständliche Bedienung schreckt Mitarbeiter ab
Langsame Ladezeiten führen zu Abbrüchen
Keine Personalisierung – alle sehen dieselben irrelevanten Inhalte
Fehlende mobile Nutzung schließt Außendienst aus
Die Konsequenz: Mitarbeiter greifen zu WhatsApp und privaten Cloud-Diensten. Das schafft Sicherheitsrisiken und neues Datenchaos. Die Kommunikation läuft weiter über E-Mail-Flut und Excel-Listen.
✅ So sorgt SharePoint für hohe Nutzerakzeptanz:
Vertraute Microsoft-Oberfläche: Ihre Mitarbeiter kennen bereits Outlook, Teams und OneDrive. SharePoint nutzt dieselbe Bedienlogik. Die Einarbeitungszeit ist minimal – keine aufwändigen Schulungen nötig.
Personalisierte Intranet-Startseiten: Jeder Mitarbeiter sieht nur relevante Inhalte basierend auf seiner Rolle:
Geschäftsführung: Kennzahlen und strategische Updates
Vertrieb: Angebote, Kundendaten und Sales-News
Produktion: Schichtpläne, Maschinenwartungen und Sicherheitshinweise
HR: Personalthemen und Benefits-Informationen
Moderne Performance: Durchschnittliche Ladezeit unter 2 Sekunden dank Cloud-Technologie – auch bei tausenden Dokumenten. Push-Benachrichtigungen informieren mobil über wichtige Updates, ohne E-Mail-Flut.
Nahtlose Integration in den Arbeitsalltag: Dokumente direkt im Browser bearbeiten, aus Teams heraus auf Intranet-Inhalte zugreifen, E-Mails mit einem Klick in SharePoint ablegen. Ein Login für alle Tools.
Messbare Erfolge: Professionell implementierte SharePoint Intranets erreichen über 90% aktive Nutzung innerhalb der ersten 3 Monate statt typischer 20% bei Projekten ohne professionelle Begleitung.
3️⃣ Doppelte Kosten durch parallele Systeme
Die Herausforderung:
Viele Unternehmen zahlen 30.000-80.000 Euro jährlich für separate Intranet-Software – zusätzlich zu ihrer Microsoft 365-Lizenz, die SharePoint bereits enthält. Parallel wird Microsoft 365 nur zu 30% genutzt. SharePoint Online liegt brach, obwohl es in der Lizenz enthalten ist.
Ihre aktuellen Mehrkosten:
30.000-50.000 €/Jahr für separate Intranet-Lizenzen
20.000 €/Jahr für Hardware und Server bei On-Premise-Lösungen
15.000 €/Jahr für Wartung und Updates
10.000+ €/Jahr für Integrationen zwischen verschiedenen Systemen
Das Ergebnis: Sie bezahlen doppelt und dreifach, während Ihre Microsoft 365-Lizenz bereits ein vollwertiges Intranet enthält.
✅ Die kosteneffiziente Microsoft 365 Intranet Lösung:
Keine zusätzlichen Lizenzkosten: SharePoint Online ist in Ihrer Microsoft 365-Lizenz bereits enthalten. Sie zahlen für M365, egal ob Sie SharePoint nutzen oder nicht. Nutzen Sie, wofür Sie bereits bezahlen.
Cloud-Skalierung spart Kosten: Keine Hardware-Investitionen, keine Serverkosten, keine Wartungsverträge. Microsoft kümmert sich um Updates, Backups und Sicherheit. 85% aller SharePoint-Installationen laufen mittlerweile in der Cloud.
Native Integration spart Schnittstellenkosten: Keine teuren Schnittstellen zu Teams, Outlook, OneDrive und Power Platform nötig. Alles kommuniziert nativ miteinander.
All-in-One-Plattform: Ersetzt oft 5-10 separate Tools – Intranet, Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflows, Formulare. Alles in Ihrem Microsoft 365 Intranet vereint.
SharePoint Intranet Funktionen:
Das kann Ihre Lösung
📄 Dokumentenmanagement & Zusammenarbeit
Co-Authoring in Echtzeit
Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig an Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien. Sie sehen live, wer gerade welchen Absatz bearbeitet. Bis zu 10+ Personen können parallel arbeiten – ohne Versionskonflikte.
Automatische Versionsverwaltung
Alle Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert. Jede frühere Version kann wiederhergestellt werden. Keine Dokumente mit verwirrenden Dateinamen mehr.
Workflow-Automatisierung mit Power Automate
Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben, Vertragsreviews laufen digital ab. Power Automate startet Prozesse automatisch, benachrichtigt Verantwortliche und dokumentiert jeden Schritt. Kein Medienbruch mehr.
Nahtlose Microsoft Teams Integration
Aus Teams heraus auf SharePoint-Dokumente zugreifen, Dateien direkt im Browser bearbeiten ohne Downloads, SharePoint-Seiten als Tab in Teams einbinden.
📢 Interne Kommunikation & News-Management
Zielgerichtete Unternehmens-News
Wichtige Updates erreichen garantiert alle Mitarbeiter – mit Audience Targeting nur für relevante Abteilungen. Die Geschäftsführung publiziert strategische Updates, HR teilt Benefits-Informationen, IT kommuniziert Systemwartungen. Jede Abteilung sieht nur, was sie betrifft.
Rich Media-Inhalte im Intranet
Videos, Bildergalerien und interaktive Inhalte werden direkt eingebunden. Mitarbeiter-Videos, Produktpräsentationen, Event-Dokumentationen – alles nativ im SharePoint Intranet.
Mehrsprachiges Intranet
Internationale Teams lesen Inhalte in ihrer Sprache. Ihr SharePoint als Intranet übersetzt News automatisch oder zeigt sprachspezifische Versionen.
Mobile Push-Benachrichtigungen
Kritische News erreichen alle sofort mobil – ohne E-Mail-Flut. Wichtige Informationen kommen als Push aufs Smartphone.
💬 Social Intranet Features & Mitarbeiter-Engagement
Newsfeed & Like-Funktionen
Der Newsfeed funktioniert wie ein unternehmensinternes soziales Netzwerk. Mitarbeitende können Updates teilen, kommentieren und per „Gefällt mir“ reagieren. Wichtige News erhalten so mehr Sichtbarkeit und die Geschäftsführung sieht in Echtzeit, was die Belegschaft bewegt
Mitarbeiter-Profile & Expertise-Finder
Jeder hat ein Profil mit Skills, Projekten und Fachgebieten. Die intelligente People Search findet Experten. Ein Klick zeigt die passenden Ansprechpartner mit Kontaktinfos
Communities & Gruppen
Thematische Communities verbinden Mitarbeitende abteilungsübergreifend. Netzwerke zu Themen wie „Sustainability“ entstehen organisch. Best Practices werden unkompliziert ausgetauscht.
Gamification & Recognition
Erfolge werden sichtbar: Badges für Aktivitäten, Leaderboards und Peer-to-Peer Recognition motivieren zur aktiven Mitarbeit. Anerkennung erscheint im Profil und Feed, echte Wertschätzung wird sichtbar.
Wichtig: Gamification wird so konfiguriert, dass sie motiviert und nicht unter Druck setzt
🔍 Intelligente Suche & Wissensmanagement
KI-gestützte Microsoft Search
Findet Informationen kontextbezogen über alle Systeme hinweg – SharePoint, Teams, OneDrive, E-Mails und externe Systeme. Die Suche lernt aus Ihrem Verhalten und zeigt personalisierte Ergebnisse.
Zentrale Wissensdatenbanken:
FAQ-Bereiche und How-to-Guides zentral bereitgestellt. Neue Mitarbeiter finden Onboarding-Informationen selbstständig. Der Support verlinkt auf Artikel statt dieselben Fragen täglich zu beantworten.
Experten-Finder im Intranet:
Wer kennt sich mit einem bestimmten Thema aus? Das Microsoft 365 Intranet zeigt relevante Ansprechpartner basierend auf Skills und Projekterfahrung. Wissen wird schneller geteilt.
Integrierte Learning-Portale:
Schulungsunterlagen und E-Learning nahtlos integriert. Compliance-Trainings, Produktschulungen, Onboarding-Programme – alles zentral verfügbar. Integration mit Microsoft Viva Learning möglich.
📱 Mobile & Hybrid Work
Responsive SharePoint Intranet Design:
Ob Desktop mit 27 Zoll, Laptop, Tablet oder Smartphone – das SharePoint Intranet passt sich automatisch an. Alle Funktionen bleiben verfügbar, die User Experience ist optimal.
Native SharePoint Mobile App
Apps für iOS und Android. Offline-Zugriff auf häufig genutzte Dokumente, Kamera-Integration für schnelles Dokumenten-Scannen, Push-Benachrichtigungen bei wichtigen Updates.
Single Sign-On für alle Microsoft 365 Apps:
in Login für SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive. Keine 10 verschiedenen Passwörter mehr. Integration mit Azure AD und Multi-Faktor-Authentifizierung für maximale Sicherheit.
🔒 Sicherheit & Compliance im SharePoint Intranet
Enterprise-Grade Sicherheitsfeatures
Multi-Faktor-Authentifizierung: Passwort + Smartphone-Bestätigung
Granulare Berechtigungen: Bis auf Dateiebene steuerbar
Data Loss Prevention (DLP): Verhindert versehentliches Teilen sensibler Daten
Audit-Protokolle: Dokumentieren alle Zugriffe lückenlos
DSGVO-konforme Datenspeicherung:
Datenspeicherung in europäischen Rechenzentren (Amsterdam/Dublin)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) von Microsoft
Löschkonzepte und Aufbewahrungsrichtlinien
Umfangreiche Compliance-Features out-of-the-box
Revisionssichere Dokumentation & Audit-Logs
Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen? Alles nachvollziehbar. DSGVO-konform und audit-sicher.
SharePoint Intranet erstellen: In 5 Schritten zum Erfolg
Schritt 1: Anforderungsanalyse & Intranet-Planung
Workshop mit Stakeholdern:
Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
Wer sind die Hauptnutzergruppen?
Was funktioniert im aktuellen System bereits?
Was muss verbessert werden?
Informationsarchitektur planen:
Navigationsstruktur definieren
Berechtigungskonzept entwickeln
Content-Strategie festlegen
Welche Inhalte erscheinen wo? Wer darf was sehen?
Technische Intranet-Entscheidungen:
SharePoint Online vs. On-Premise Intranet?
Welche Integrationen sind nötig (CRM, ERP, HR-Systeme)?
Welche Compliance-Anforderungen müssen erfüllt werden?
Schritt 2: SharePoint Intranet Design & Prototyping
Custom Themes in Ihren Unternehmensfarben. Individuell gestaltete Webparts. Ihr SharePoint Intranet wird zur visuellen Verlängerung Ihrer Marke.
Echte Nutzer aus Ihrem Unternehmen testen klickbare Prototypen. Feedback wird integriert, bevor die Entwicklung startet. So entstehen Intranets, die Mitarbeiter wirklich nutzen.
Mobile-First-Ansatz: Über 60% der Zugriffe erfolgen mobil. Das Design funktioniert auf allen Geräten perfekt vom 27-Zoll-Desktop bis zum Smartphone.
Schritt 3: SharePoint Implementierung & Konfiguration
SharePoint-Setup & Site Collections
Site Collections und Hub-Sites einrichten
Metadaten-Verwaltung für perfekte Auffindbarkeit
Such-Konfiguration mit Refiners für gefilterte Ergebnisse
Workflow-Automatisierung mit Power Automate
Automatisierte Genehmigungsprozesse für Inhalte und Dokumente
Benachrichtigungen bei Änderungen oder neuen Inhalten
Automatische Erstellung von Aufgaben und Planner-Einträgen
Integration von Formular-Workflows (z. B. Urlaubsanträge, Onboarding)
Anbindung externer Systeme über Konnektoren
Qualitätssicherung & Performance-Optimierung
Funktionale Tests aller Features
Performance-Optimierung (Ladezeiten unter 2 Sekunden)
Sicherheitsaudits und Penetrationstests
Browser-Kompatibilität über Chrome, Edge, Firefox und Safari
Typische Projektdauer: 8-12 Wochen von Konzept bis Go-Live für mittelgroße Projekte. Basis-Intranets können bereits nach 6-8 Wochen live gehen.
Schritt 4: Intranet Migration & Go-Live
Phase 1: Vorbereitung & Content-Audit
Content-Audit sortiert alte, unnötige Daten aus (typisch: 30-40% Datenmüll)
Berechtigungskonzept für klare Strukturen von Anfang an
Stakeholder-Workshop definiert Anforderungen aller Abteilungen
Phase 2: Pilot-Migration
Test mit einer Abteilung oder einem Bereich
Early Adopters geben Feedback für Optimierungen
Champions werden zu internen Multiplikatoren
Phase 3: Vollmigration
Schrittweise Umstellung aller Bereiche
Parallelbetrieb minimiert Risiken
Automatisierte Migration mit bewährten Tools (ShareGate, SharePoint Migration Tool)
Kontinuierlicher Support während der Umstellung
Garantiert: Null Datenverlust durch strukturierte Migrationsstrategie. Minimale Downtime durch stufenweise Migration. Bei professionell begleiteten SharePoint-Migrationen liegt die Erfolgsquote bei über 95%.
Schritt 5: Schulung & Change Management
Schulungsprogramm für alle Nutzergruppen
Administratoren-Schulung für Ihr IT-Team
Redakteurs-Training für Content-Ersteller
End-User-Workshops für alle Mitarbeiter
Digitale Lernmaterialien zum selbstständigen Nachschlagen
Change Management & Champions-Programme
Kommunikationskampagnen schaffen Vorfreude
Champions-Programme etablieren Peer-to-Peer-Support
Success Stories motivieren andere Mitarbeiter
Kontinuierliche Begleitung in der Startphase
Wann ist SharePoint als Intranet die richtige Wahl?
✅ SharePoint Intranet ist ideal für:
Unternehmen mit Microsoft 365 / Office 365
Maximaler ROI durch vorhandene Lizenzen. Sie zahlen bereits für SharePoint – nutzen Sie es!
Dokumentenlastige Branchen
Anwaltskanzleien, Steuerberater, Ingenieure, Beratungen – überall wo Dokumentenmanagement zentral ist.
Regulierte Industrien (Gesundheit, Finanzen, Pharma)
Gesundheit, Finanzen, Pharma – Compliance-Features sind out-of-the-box vorhanden.
Internationale Organisationen
Mehrsprachigkeit nativ vorhanden. Inhalte in 40+ Sprachen.
KMUs und Mittelstand (50-5.000 Mitarbeiter)
Skaliert problemlos von 50 auf 5.000 Mitarbeiter ohne Architekturwechsel. Professionell, aber bezahlbar.
❌ Weniger geeignet für:
Sehr kleine Teams (< 15 Personen) – oft Overkill
Nur Kommunikation, null Dokumentenmanagement
Google Workspace statt Microsoft 365 im Einsatz
Die Wahrheit: Für 95% aller Unternehmen mit Microsoft 365 ist SharePoint die wirtschaftlich sinnvollste Wahl für ein professionelles Intranet.
SharePoint Online vs. On-Premise Intranet: Was ist die richtige Wahl?
SharePoint Online (Cloud) – Unsere Empfehlung für 95% der Fälle
Vorteile von SharePoint Online:
✅ Keine Hardware-Investitionen nötig
✅ Automatische Updates durch Microsoft
✅ Weltweite Verfügbarkeit und Skalierbarkeit
✅ Microsoft kümmert sich um Sicherheit und Backups
✅ In Microsoft 365 Lizenz bereits enthalten
Ideal für: Fast alle Unternehmen, besonders KMUs und Mittelstand
On-Premise SharePoint Intranet – Für spezielle Anforderungen
Vorteile von On-Premise
✅ Maximale Kontrolle über Daten und Server
✅ Bei extremen Datenschutzanforderungen
✅ Wenn Cloud-Nutzung nicht erlaubt ist
Nachteile von On-Premise
❌ Hohe Hardware- und Wartungskosten
❌ Eigene IT-Infrastruktur nötig
❌ Updates müssen manuell eingespielt werden
Ideal für: Hochregulierte Branchen mit extremen Datenschutzanforderungen oder gesetzlichen Cloud-Verboten
Ideal für: Hochregulierte Branchen mit extremen Datenschutzanforderungen oder gesetzlichen Cloud-Verboten
Hybrid-Modelle sind ebenfalls möglich: Kombination aus Cloud und On-Premise für spezielle Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen zu
SharePoint als Intranet
Sie überlegen, ein SharePoint Intranet einzuführen oder möchten wissen, wie Sie Microsoft 365 optimal für Ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen können? In unserem FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen rund um Planung, Einführung und Betrieb eines modernen Intranet Portals auf Basis von SharePoint Online.
Hier erfahren Sie, was ein SharePoint Intranet genau ist, wie die Implementierung abläuft, welche Kosten entstehen und wie Themen wie DSGVO-Compliance, Sicherheit, Migration, Workflows und mobile Nutzung in der Praxis aussehen. Alle Antworten sind praxisnah formuliert und speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.
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