SharePoint als DMS
SharePoint DMS: Mit Expertenbegleitung zum Erfolg
DSGVO-konform
& sicher
SharePoint DMS - Die ideale Wahl
für den Mittelstand
Die entscheidenden Vorteile
für den Mittelstand:
Das DMS SharePoint ist bereits in Ihrem M365-Abonnement enthalten. Das spart durchschnittlich 15.000-40.000€ jährlich gegenüber proprietären DMS-Systemen wie M-Files.
Dokumentenmanagement mit SharePoint funktioniert direkt aus Word, Excel oder Teams heraus, ohne das vertraute Office-Ökosystem zu verlassen. Im Gegensatz zu Standalone-DMS-Lösungen keine separate Software-Schulung nötig.
Native Funktionen für Aufbewahrungsrichtlinien, Löschfristen und Zugriffsprotokolle erfüllen automatisch deutsche Compliance-Anforderungen. SharePoint DMS System bietet revisionssichere Archivierung nach deutschen Standards – ohne die Komplexität von Enterprise-ECM-Systemen.
Warum Enterprise-Kritik nicht für den Mittelstand gilt: Was bei Konzernen mit 50.000+ Mitarbeitenden an Grenzen stößt, funktioniert bei 10-500 Mitarbeitenden optimal. Typische Dokumentenmanagement-Anforderungen wie Vertragsmanagement, digitale Personalakten oder Projektdokumentation deckt SharePoint als DMS perfekt ab.
Der VALUZE-Unterschied: Während andere nur Tutorials bereitstellen, begleiten wir Sie professionell – von der Anforderungsanalyse über die DSGVO-konforme Konfiguration bis zum 3-Monats-Support nach Go-Live.
SharePoint Online DMS-Funktionen für professionelles Dokumentenmanagement
Das SharePoint DMS System bietet alle Kernfunktionen eines professionellen Dokumentenmanagementsystems – vollständig in Microsoft 365 integriert und ohne zusätzliche Lizenzkosten. Im Gegensatz zu komplexen ECM-Systemen ermöglicht SharePoint DMS einen einfachen Einstieg mit professioneller Skalierbarkeit.
SharePoint Dokumentenverwaltung mit intelligenten Metadaten
Strukturierte SharePoint Metadaten erstellen die Basis für professionelles Dokumentenmanagement System. Benutzerdefinierte Spalten, Content-Typen und Taxonomien ermöglichen präzise Kategorisierung – deutlich flexibler als starre Ordnerstrukturen herkömmlicher DMS-Lösungen. Beispiel: Rechnungen automatisch nach Lieferant, Datum und Freigabestatus kategorisieren.
Revisionssichere Archivierung für deutsche Compliance
SharePoint DMS revisionssicher zu konfigurieren erfüllt GoBD-Anforderungen automatisch. Automatische Versionierung, unveränderliche Retention Labels und detaillierte Audit-Logs – ohne die Kosten proprietärer Archivierungslösungen. Real-World-Beispiel: Vertragsdokumente werden automatisch 10 Jahre aufbewahrt und dann DSGVO-konform gelöscht.
Dokumentenmanagement mit Office 365 & Teams-Integration
Dokumentenmanagement mit Office funktioniert nahtlos: Teams-Kanäle verknüpfen automatisch mit SharePoint-Bibliotheken, während Co-Authoring gleichzeitige Bearbeitung ohne Versionskonflikte ermöglicht. Über 300% höhere User-Akzeptanz gegenüber Fremdsystemen.
Vertragsmanagement & digitale Personalakten
SharePoint Personalakte-Verwaltung ermöglicht DSGVO-konforme HR-Dokumentation mit granularer Zugriffskontrolle. Vertragsmanagement mit SharePoint automatisiert Erinnerungsfunktionen und Freigabeprozesse – ideal für Unternehmen mit 50-500 Verträgen jährlich.
SharePoint DMS Backup & Datensicherung
Native Microsoft 365 Backup-Funktionen schützen Ihre Dokumenten automatisch. SharePoint Datensicherung erfolgt redundant in deutschen Rechenzentren mit 99,9% Verfügbarkeit - ohne zusätzliche Backup-Software oder Kosten.
Diese SharePoint DMS-Funktionen transformieren Ihre Dokumentenprozesse von chaotischer Dateiablage zu strukturiertem, compliance-konformem Dokumentenmanagement – ohne Zusatzkosten bei bestehender Microsoft 365-Lizenz.
SharePoint DMS-Anwendungsfälle für mittelständische Unternehmen
SharePoint DMS bewährt sich in der Praxis bei vielfältigen Dokumentenmanagement-Anforderungen mittelständischer Unternehmen. Diese konkreten Anwendungsfälle zeigen, wie SharePoint als DMS Ihre Geschäftsprozesse optimiert – von der Personalabteilung bis zum Projektmanagement.
Diese SharePoint DMS-Anwendungsfälle verdeutlichen die Vielseitigkeit der Lösung. Im Gegensatz zu starren DMS-Systemen passt sich SharePoint flexibel an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen an, mit VALUZE-Expertise optimal konfiguriert für nachhaltigen Erfolg.
Häufige Fragen zu SharePoint als DMS
Planen Sie den Einsatz von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem? In unserem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen zur SharePoint DMS-Implementierung – von DSGVO-Konformität über Kostenaspekte bis hin zu praktischen Einführungsschritten.
Erfahren Sie, wie SharePoint DMS Ihre Dokumentenprozesse revolutioniert, welche Compliance-Anforderungen erfüllt werden und wie Sie von der nahtlosen Microsoft 365-Integration profitieren. Alle Antworten praxisnah und speziell für mittelständische Unternehmen aufbereitet.
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